Protection des données personnelles
OmniClub est l'application utilisée par votre club pour gérer les adhésions et l'émargement des entraînements. Ce document explique quelles informations y sont enregistrées, pourquoi, qui peut les consulter, combien de temps elles sont conservées et comment vous pouvez agir dessus.
Dernière mise à jour : 1er septembre 2026
Deux acteurs, avec deux rôles distincts.
Le responsable de traitement est votre club— l'association sportive auprès de laquelle vous ou votre enfant avez adhéré. C'est elle qui décide des informations collectées et de l'usage qui en est fait, et c'est auprès d'elle que vous exercez vos droits. Ses coordonnées figurent sur votre bulletin d'adhésion ainsi que sur le site du club.
OmniClub est le sous-traitantde votre club, au sens de l'article 28 du RGPD : la plateforme héberge et fait fonctionner l'application, uniquement sur instruction du club, et ne se sert jamais des données à ses propres fins.
| Rôle | Contact | |
|---|---|---|
| Votre club | Responsable de traitement | Coordonnées figurant sur votre bulletin d'adhésion |
| OmniClub | Sous-traitant (éditeur et hébergeur de l'application) | contact@omniclub.fr |
OmniClub — [forme juridique et numéro d'immatriculation à compléter], 13 avenue Gustave Charpentier, 77680 Roissy-en-Brie.
La liste est exhaustive : rien d'autre n'est collecté.
Concernant les adhérents
Concernant les dirigeants et encadrants
Ce qui n'est jamais collecté
Aucune donnée bancaire, aucune adresse postale, aucun numéro de licence, aucune photographie, aucune donnée de localisation. L'application ne comporte ni mesure d'audience, ni publicité, ni traceur tiers.
Chaque donnée est collectée pour une raison précise, qui répond à un fondement juridique.
| Finalité | Données concernées | Base légale |
|---|---|---|
| Gérer les adhésions et tenir le fichier des membres | Identité, coordonnées, catégorie, créneaux | Exécution du contrat d'adhésion (art. 6.1.b) |
| Organiser les entraînements et suivre l'assiduité | Présences, affectation aux créneaux, statistiques du club | Intérêt légitime du club (art. 6.1.f) |
| Assurer la sécurité des mineurs accueillis | Autorisation de partir seul, coordonnées des parents | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Prévenir les familles d'une absence ou d'une séance annulée | Adresse e-mail, prénom et nom, créneau, date | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Autoriser une intervention médicale d'urgence | Autorisation d'intervention, informations de santé communiquées par la famille | Consentement explicite (art. 9.2.a) |
| Consigner les incidents survenus en séance | Notes de séance | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Gérer les comptes des dirigeants et encadrants | Identité, e-mail, mot de passe chiffré, rôle | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
Aucune décision automatisée ni aucun profilage n'est mis en œuvre : les statistiques d'assiduité produites par l'application sont des totaux consultés par les dirigeants, et ne déclenchent aucune conséquence automatique.
Le point le plus sensible du traitement, traité à part.
L'autorisation d'intervention médicale d'urgence est recueillie auprès des titulaires de l'autorité parentale au moment de l'adhésion. Elle constitue une donnée relative à la santé au sens de l'article 9 du RGPD, et n'est enregistrée que sur la base de leur consentement explicite, retirable à tout moment.
Les champs « problème de dossier » et « commentaires » ont une vocation administrative : pièce manquante au dossier, certificat à fournir, particularité d'organisation. Lorsqu'une famille communique une information de santé nécessaire à la sécurité de l'enfant — une allergie, un traitement, une conduite à tenir en cas de malaise — celle-ci peut y être consignée, avec son accord, et n'est visible que des dirigeants et encadrants du club. Elle est supprimée en même temps que la fiche de l'adhérent.
Vous gardez la main
Vous pouvez demander à tout moment qu'une information de santé soit retirée de la fiche, sans avoir à motiver votre demande, et sans conséquence sur l'adhésion. Il vous revient alors d'apprécier ce que les encadrants ont besoin de savoir pour réagir en cas d'urgence.
Les données concernant un mineur relèvent des titulaires de l'autorité parentale : c'est à eux que cette information est délivrée, et ce sont eux qui exercent les droits décrits au point 9.
Les personnes du club, et deux prestataires techniques. Personne d'autre.
Au sein du club
Seuls les dirigeants et les encadrants disposant d'un compte accèdent aux données, et uniquement à celles de leur propre club : le cloisonnement entre clubs est appliqué au niveau de la base de données elle-même, et non par un simple filtre d'affichage.
Les encadrants ont accès aux coordonnées et aux informations de sécurité de l'ensemble des adhérents du club, et pas seulement de ceux inscrits à leurs propres créneaux. Ce choix est assumé : il permet les remplacements entre entraîneurs et l'accueil ponctuel d'un adhérent sur une autre séance, situations fréquentes dans un club associatif.
Prestataires techniques
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Railway | Hébergement de l'application et de la base de données | Pays-Bas — Union européenne. Aucun transfert hors UE. |
| Resend | Acheminement des e-mails de notification | États-Unis — voir ci-dessous. |
L'envoi des e-mails passe par Resend, dont les serveurs sont situés aux États-Unis. Ce transfert hors de l'Union européenne est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées au contrat de sous-traitance conclu avec ce prestataire.
Les informations transmises à Resend sont limitées au strict nécessaire pour acheminer le message : l'adresse e-mail du destinataire, le prénom et le nom de l'adhérent concerné, le nom du créneau, la date de la séance, le nom du club et, en cas d'annulation, le motif indiqué. Aucune autre donnée de la fiche ne sort de l'application.
Aucun autre destinataire
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées, ni utilisées à des fins commerciales ou publicitaires. Elles ne sont transmises à aucune fédération, collectivité ou partenaire, et jamais à un autre club.
Une saison sportive court du 1er septembre au 31 août.
| Donnée | Durée de conservation |
|---|---|
| Fiche de l'adhérent (identité, coordonnées, autorisations) | Pendant toute la durée de l'adhésion, puis un an après la fin de la dernière saison d'activité — le temps de permettre une réinscription. Supprimée ensuite, avec les émargements qui s'y rattachent. |
| Présences et statistiques d'assiduité | Deux saisons sportives — la saison en cours et la précédente — pour permettre le suivi de la participation d'une année sur l'autre. |
| Notes de séance et incidents | Une saison sportive. Un incident donnant lieu à une suite (assurance, procédure disciplinaire) est conservé le temps nécessaire à son traitement. |
| Informations de santé | Supprimées en même temps que la fiche de l'adhérent, ou immédiatement sur demande. |
| Compte d'un dirigeant ou d'un encadrant | Pendant la durée de ses fonctions au sein du club, puis supprimé dans le mois qui suit. |
| Date de dernière connexion | Écrasée à chaque nouvelle connexion : seule la plus récente existe. |
| Lien de réinitialisation de mot de passe | Une heure, et détruit dès qu'il a été utilisé. |
Les mesures techniques en place.
Ils s'exercent auprès de votre club, gratuitement.
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
Comment les exercer
Adressez votre demande au bureau de votre club, par e-mail ou par courrier, à l'adresse figurant sur votre bulletin d'adhésion. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois. Une preuve d'identité peut vous être demandée en cas de doute raisonnable sur l'auteur de la demande.
Si vous ne parvenez pas à joindre votre club, vous pouvez écrire à contact@omniclub.fr : en tant que sous-traitant, OmniClub ne peut pas traiter la demande lui-même, mais la transmettra au club concerné.
Si la réponse du club ne vous satisfait pas.
Vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, autorité de contrôle française :
CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr/fr/plaintes
Cette politique peut être mise à jour pour tenir compte d'une évolution de l'application, d'un changement de prestataire ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de modification substantielle — nouvelle finalité, nouveau destinataire — les adhérents en sont informés par le club.